Terminata la fase della costituzione di una azienda, per lo svolgimento della sua attività, l’impresa provvede ad acquistare i beni e i servizi per attuare i processi produttivi. Fatto salvo il caso dell’apporto in natura, gli approvvigionamenti avvengono attraverso operazioni di acquisto sul mercato, documentate dalla relativa fattura.
In contabilità generale le operazioni di acquisto vengono rilevate in due fasi:
1) il ricevimento della fattura che dà luogo al sorgere del debito verso fornitore comprensivo di iva, del costo del bene / servizio acquistato, del credito verso lo stato per l’ iva inclusa verso il fornitore .
2) il regolamento della fattura che comporta l’estinzione del debito verso il fornitore, a cui si possono associare una diminuzione di disponibilità liquide, l’accensione di nuovi debiti oppure la diminuzione di crediti, a seconda delle modalità e dei mezzi di pagamento pattuiti.
Sia nella contabilità sezionale degli acquisti, sia nella contabilità generale, si accendono tanti conti analitici quanti sono i singoli fornitori dell’ azienda; successivamente, ai fini della redazione dello stato patrimoniale, detti conti analitici vengono riepilogati in un unico conto chiamato debiti v/ fornitori .
Ecco come si registra una analoga fattura di acquisto. Il 17 giugno un negozio di articoli sportivi ha ricevuto 80 skateboard acquistati al prezzo di 25 euro ciascuno, iva 22%. L’operazione è documentata dalla fattura numero 57 del fornitore sport time spa datata 20 giugno e ricevuta il 21 giugno; la fattura è registrata nel corrispondente registro il 21 giugno.
Presentiamo: la fattura, le registrazioni sistematiche nei conti di massa e l’estratto del registro delle fatture di acquisto, nel quale la stessa è annotata progressivamente in ordine di arrivo. Facciamo una tabella per facilitare lo svolgimento: partendo da sinistra in alto la prima colonna si chiama quantità e nella prima riga mettiamo 80 ( skateboard), nella seconda colonna chiamata descrizione mettiamo nella prima riga skateboard modello celtico, nella seconda riga mettiamo l’iva e poi il totale; per quanto riguarda la terza colonna, intitolata prezzo unitario mettiamo solo nella prima riga 25 ( prezzo di ogni skateboard). L’operazione di acquisto viene registrata in contabilità generale al ricevimento della fattura ( il 21 giugno) e dà luogo alle registrazioni sistematiche.