La scheda di conservazione del documento descrive le caratteristiche del documento e le modalità con cui deve essere mantenuto, archiviato e reso reperibile nel tempo. Viene normalmente predisposta per documenti amministrativi, contabili, contrattuali o informatici che devono essere conservati per un periodo stabilito dalla legge, da regolamenti interni o dalle esigenze dell’organizzazione. Può accompagnare il documento fin dalla sua formazione oppure essere compilata quando viene trasferito nell’archivio o nel sistema di conservazione.
La redazione deve riportare dati precisi, come l’oggetto, il codice identificativo, la data, il formato, il responsabile, i tempi di conservazione e le eventuali limitazioni di accesso. È inoltre importante indicare eventuali versioni, allegati, firme digitali e collegamenti con altri documenti, verificando che le informazioni siano coerenti con i registri e con le procedure interne. Una scheda incompleta o imprecisa può rendere difficile ritrovare il documento, comprometterne la validità probatoria o causare errori nella gestione dei termini di conservazione e nella tutela dei dati personali.
Come scrivere scheda di conservazione documento
Una scheda di conservazione del documento serve a identificare con precisione il documento, descriverne il contenuto e stabilire come deve essere custodito nel tempo. Non coincide con il documento conservato e non sostituisce, quando previsto, il manuale o la procedura generale di gestione e conservazione documentale. È una scheda descrittiva e operativa, utile per sapere quale documento viene conservato, da chi proviene, a quale procedimento si riferisce, dove si trova, per quanto tempo deve essere mantenuto e quali controlli devono essere effettuati.
All’inizio della scheda è opportuno inserire i dati identificativi essenziali. Devono comparire la denominazione dell’ente, dell’azienda o dell’ufficio che conserva il documento, l’eventuale unità organizzativa responsabile, il codice della scheda e la data di compilazione. Il codice deve essere univoco e costruito secondo un criterio coerente, per esempio collegandolo al numero di protocollo, al fascicolo, al procedimento o alla serie documentale. È preferibile non usare soltanto descrizioni generiche come “contratto cliente” o “documentazione amministrativa”, perché potrebbero riferirsi a molti documenti diversi. Una formulazione più precisa può essere “Contratto di manutenzione impianto elettrico – sede di Milano – anno 2026 – cliente Alfa S.r.l.”.
La scheda deve poi indicare il documento o l’insieme omogeneo di documenti a cui si riferisce. Occorre specificare se si tratta di un singolo atto, di un fascicolo, di una serie periodica o di un documento composto da più allegati. La descrizione deve permettere a una persona estranea alla formazione del documento di comprenderne la natura senza dover consultare altri archivi. È quindi utile indicare l’oggetto concreto, la funzione del documento e il procedimento o l’attività nella quale è stato prodotto. Invece di scrivere “pratica edilizia”, è più chiaro indicare “Permesso di costruire relativo alla ristrutturazione dell’immobile sito in…, intestato a…, pratica n.…”.
Devono essere riportati gli estremi che consentono di collegare la scheda al documento originale. Per un documento protocollato si indicano normalmente numero e data di protocollo, eventualmente il registro di riferimento e il mittente o destinatario. Per un contratto si riportano il numero o il codice interno, la data di sottoscrizione, la data di decorrenza e la data di scadenza, se esistente. Per una fattura è necessario indicare il numero, la data, il soggetto emittente, il destinatario, l’importo e, se rilevante, il riferimento all’ordine o alla prestazione. Per una comunicazione è opportuno specificare chi l’ha inviata, chi l’ha ricevuta, il canale utilizzato, la data di invio e quella di ricezione, soprattutto quando da essa decorrono termini o obblighi.
Quando sono coinvolti più soggetti, ciascuno deve essere identificato in modo non ambiguo. Per le persone fisiche è opportuno indicare nome e cognome e, quando necessario per distinguerle, un ulteriore dato identificativo previsto dalla procedura interna. Per imprese, enti e professionisti devono essere riportati almeno la denominazione completa e, se pertinente, il codice fiscale o la partita IVA. Nei contratti è importante distinguere chiaramente le parti e il loro ruolo, utilizzando formule come “Alfa S.r.l., in qualità di committente” e “Beta S.p.A., in qualità di appaltatore”. Se interviene un rappresentante, la scheda può indicare il suo nome, la qualifica e il riferimento al potere di firma, senza confondere il rappresentante con il soggetto rappresentato.
La descrizione del contenuto deve essere concreta e proporzionata. Non è necessario trascrivere l’intero documento, ma occorre riportare gli elementi che servono a identificarne il significato e a ricostruire il procedimento. Se il documento riguarda beni, è utile precisare la loro natura, quantità, ubicazione, eventuale numero di serie, stato e valore quando questi dati sono rilevanti. Se riguarda un immobile, devono essere indicati almeno l’indirizzo completo e, quando necessari per una corretta individuazione, i dati catastali o il riferimento alla pratica tecnica. Se riguarda una prestazione, bisogna descrivere l’attività richiesta, il luogo di esecuzione, il periodo interessato e il soggetto tenuto a svolgerla. Espressioni come “servizio ordinario”, “materiale vario” o “lavori presso la sede” sono troppo generiche se non vengono accompagnate da una descrizione più specifica.
Gli importi devono essere riportati con la relativa valuta e con l’indicazione della loro natura. È preferibile distinguere imponibile, imposta, eventuali ritenute e totale, quando tali elementi risultano dal documento. In presenza di più importi, bisogna specificare a cosa si riferisce ciascuno, evitando di indicare soltanto “totale euro…”. Se l’importo dipende da quantità, tariffe o stati di avanzamento, la scheda dovrebbe rinviare al prospetto o all’allegato nel quale il calcolo è dettagliato. Non devono essere usate abbreviazioni che possano creare dubbi, come “IVA inclusa” senza precisare se l’importo indicato sia effettivamente comprensivo dell’imposta.
Le date devono essere espresse in un formato uniforme e non ambiguo, preferibilmente con giorno, mese scritto per esteso e anno, oppure con un formato numerico stabilito e applicato sempre nello stesso modo. La scheda deve distinguere la data di formazione del documento, quella di sottoscrizione, quella di ricezione, quella di efficacia e quella di scadenza, perché non coincidono necessariamente. Se è previsto un termine, occorre chiarire da quale evento decorre: per esempio, “entro trenta giorni dalla ricezione della comunicazione” è più preciso di “entro trenta giorni”. Quando il termine è soggetto a proroga, rinnovo o sospensione, la scheda dovrebbe rinviare alla clausola o alla regola applicabile, indicando comunque la data effettivamente calcolata, se già disponibile.
Una parte importante riguarda la forma e il supporto del documento. Devono essere indicati il formato, come PDF, PDF/A, XML, TIFF o altro, la presenza di firma digitale o firma autografa, il numero di pagine o file, gli allegati e l’eventuale presenza di elementi collegati, come ricevute di consegna, marche temporali, file tecnici o registrazioni. Per i documenti cartacei è opportuno indicare la collocazione fisica, il contenitore, il faldone o l’archivio nel quale sono conservati. Per i documenti informatici occorre indicare il sistema, il repository o il fascicolo digitale di conservazione, utilizzando riferimenti che consentano il reperimento effettivo del file.
Quando il documento è digitale, la scheda può riportare anche il nome del file, l’identificativo nel sistema, la versione, l’impronta informatica o altro codice tecnico utilizzato per verificarne l’integrità. Se esistono più versioni, deve essere indicato quale sia quella definitiva e quali siano soltanto bozze o copie di lavoro. Una formulazione corretta può essere “versione sottoscritta digitalmente in data…, file…, conservata nel fascicolo elettronico…”. È invece poco utile scrivere semplicemente “documento salvato sul server”, perché non identifica né la posizione precisa né la versione conservata.
La scheda dovrebbe chiarire l’origine del documento e la catena di gestione. È utile indicare chi lo ha formato, chi lo ha trasmesso, chi lo ha ricevuto e quale ufficio lo ha acquisito nel sistema documentale. Se il documento proviene da un soggetto esterno, bisogna specificare il canale di ricezione, come posta elettronica certificata, e-mail ordinaria, consegna a mano, portale o posta cartacea, riportando gli estremi disponibili. Per le comunicazioni elettroniche possono essere importanti la ricevuta di accettazione, la ricevuta di consegna, gli allegati ricevuti e il messaggio originale, purché siano effettivamente parte della documentazione da conservare.
La sezione relativa alla conservazione deve indicare il periodo o il criterio di mantenimento applicato, senza inventare termini non previsti dalla normativa, dal contratto o dalle regole interne. Se l’organizzazione utilizza un piano di classificazione o un massimario di selezione e scarto, la scheda dovrebbe riportare il codice della voce pertinente e il relativo riferimento. Quando la durata dipende dalla chiusura di un procedimento, dalla cessazione di un rapporto o da un altro evento, è preferibile descrivere la regola in questi termini, indicando anche l’evento da cui il periodo decorre. Se il termine non è ancora determinabile, si può scrivere “conservazione fino alla conclusione del procedimento e secondo il piano di conservazione applicabile”, purché il piano sia realmente esistente e consultabile.
Devono essere indicati anche i livelli di accesso e le eventuali limitazioni. La scheda può specificare quali uffici o ruoli sono autorizzati alla consultazione, se il documento contiene dati personali, informazioni riservate, segreti commerciali o altri elementi soggetti a restrizioni, e se sono previste copie per consultazione. Non è opportuno usare formule assolute come “documento riservato” senza spiegare almeno chi può accedervi o quale regola giustifica la limitazione. La classificazione deve corrispondere alle effettive modalità di gestione del documento e non deve trasformarsi in una qualificazione giuridica non verificata.
Se il documento è soggetto a controllo, rinnovo, scadenza o aggiornamento, la scheda deve prevedere uno spazio per registrare tali eventi. Per esempio, nel caso di un certificato, di una polizza o di un’autorizzazione, devono essere distinti la data di rilascio, il periodo di validità, l’eventuale obbligo di rinnovo e il soggetto incaricato del monitoraggio. Nel caso di un contratto, è utile indicare se il rinnovo sia automatico, se sia richiesta una comunicazione preventiva e quale sia la data entro cui tale comunicazione deve essere inviata, ma soltanto se ciò risulta dal contratto o dalla procedura applicabile.
La parte finale dovrebbe identificare i responsabili delle attività di compilazione, verifica e autorizzazione. Occorre indicare nome, cognome, ruolo o ufficio e, se previsto, la data in cui ciascuna attività è stata svolta. Se la scheda viene firmata, la firma deve attestare un contenuto preciso: per esempio la correttezza dei dati identificativi, l’avvenuta acquisizione del documento, la verifica degli allegati o l’autorizzazione alla conservazione. È meglio evitare una firma generica accompagnata dalla sola dicitura “per approvazione”, perché non chiarisce quale controllo sia stato effettuato. La firma deve essere apposta dalla persona effettivamente competente secondo le regole dell’organizzazione.
Prima della firma o dell’invio bisogna verificare che il documento descritto nella scheda coincida con quello realmente conservato, controllando numero, data, oggetto, soggetti coinvolti, allegati e versione. Devono essere verificati anche i calcoli degli importi, la coerenza delle date, la presenza delle firme necessarie, la leggibilità dei file, la corretta apertura degli allegati e la corrispondenza tra la collocazione indicata nella scheda e quella effettiva. Per le comunicazioni con scadenze è necessario controllare la data di ricezione e il momento dal quale decorre il termine. Per i documenti digitali va verificata, secondo le procedure adottate, l’integrità del file e la corretta associazione dei metadati.
Prima dell’invio è inoltre opportuno eliminare riferimenti provvisori, campi lasciati in bianco non giustificati, duplicazioni e formule generiche. Se un dato non è applicabile, è preferibile indicare “non applicabile” invece di lasciare uno spazio vuoto; se il dato non è ancora disponibile, è meglio scrivere “da acquisire” e indicare chi deve completarlo. Infine, la scheda deve essere archiviata insieme al documento o collegata ad esso con un riferimento stabile, in modo che la sua utilità non dipenda dalla memoria della persona che l’ha compilata.
Fac simile scheda di conservazione documento
SCHEDA DI CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO
1. DATI GENERALI DELLA SCHEDA
Numero identificativo della scheda: _____________
Codice della procedura di conservazione: _____________
Versione della scheda: _____________
Data di compilazione: _____________
Luogo di compilazione: _____________
Responsabile della compilazione:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica o ruolo: _____________
Unità organizzativa: _____________
Firma: _____________
2. IDENTIFICAZIONE DEL DOCUMENTO
Codice identificativo univoco del documento: _____________
Numero di protocollo: _____________
Data di protocollo: _____________
Registro o repertorio di appartenenza: _____________
Numero di repertorio: _____________
Titolo del documento: _____________
Oggetto del documento: _____________
Descrizione sintetica del contenuto: _____________
Tipologia documentale: _____________
Natura del documento: _____________
Classificazione documentale: _____________
Fascicolo di appartenenza: _____________
Sottofascicolo: _____________
Serie documentale: _____________
Area o procedimento amministrativo di riferimento: _____________
Normativa, regolamento o procedimento di riferimento: _____________
Riferimenti ad altri documenti collegati: _____________
3. SOGGETTO PRODUTTORE
Denominazione o ragione sociale: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Sede legale:
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
Comune: _____________
Provincia: _____________
Stato: _____________
Sede operativa:
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
Comune: _____________
Provincia: _____________
Stato: _____________
Unità organizzativa produttrice: _____________
Nome del responsabile: _____________
Cognome del responsabile: _____________
Qualifica del responsabile: _____________
Recapito telefonico: _____________
Indirizzo di posta elettronica: _____________
Indirizzo di posta elettronica certificata: _____________
4. SOGGETTI DESTINATARI E INTERESSATI
Destinatario del documento:
Denominazione o ragione sociale: _____________
Nome: _____________
Cognome: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
Comune: _____________
Provincia: _____________
Stato: _____________
Indirizzo di posta elettronica: _____________
Indirizzo di posta elettronica certificata: _____________
Ulteriori soggetti interessati: _____________
5. DATI CRONOLOGICI
Data di formazione del documento: _____________
Luogo di formazione del documento: _____________
Data di emissione: _____________
Data di ricezione: _____________
Data di registrazione: _____________
Data di ultima modifica: _____________
Data di chiusura del procedimento: _____________
Data di versamento in conservazione: _____________
Data di presa in carico da parte del sistema di conservazione: _____________
6. CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO
Formato del documento: _____________
Versione del formato: _____________
Estensione del file: _____________
Dimensione del file: _____________
Numero di pagine: _____________
Numero di allegati: _____________
Lingua del documento: _____________
Supporto originale: _____________
Documento originale o copia: _____________
Modalità di formazione del documento: _____________
Modalità di acquisizione: _____________
Modalità di trasmissione: _____________
Modalità di ricezione: _____________
Presenza di firma elettronica o digitale: _____________
Tipologia di firma: _____________
Nome del firmatario: _____________
Cognome del firmatario: _____________
Codice fiscale del firmatario: _____________
Qualifica del firmatario: _____________
Data della firma: _____________
Validità della firma alla data di verifica: _____________
Presenza di marca temporale: _____________
Data della marca temporale: _____________
Autorità di certificazione: _____________
7. CLASSIFICAZIONE E LIVELLO DI ACCESSO
Livello di riservatezza: _____________
Classificazione di sicurezza: _____________
Limitazioni all’accesso: _____________
Soggetti autorizzati alla consultazione: _____________
Modalità di accesso: _____________
Periodo di riservatezza: _____________
Data di decorrenza della riservatezza: _____________
Data di cessazione della riservatezza: _____________
Presenza di dati personali: _____________
Presenza di categorie particolari di dati personali: _____________
Presenza di dati giudiziari: _____________
Base giuridica del trattamento: _____________
Termine previsto per la conservazione: _____________
8. METADATI DEL DOCUMENTO
Identificativo del soggetto produttore: _____________
Identificativo del procedimento: _____________
Identificativo del fascicolo: _____________
Identificativo della serie documentale: _____________
Tipo di documento: _____________
Autore: _____________
Destinatario: _____________
Oggetto: _____________
Data di creazione: _____________
Data di modifica: _____________
Stato del documento: _____________
Priorità: _____________
Parole chiave: _____________
Riferimenti normativi: _____________
Riferimenti contrattuali: _____________
Riferimenti contabili: _____________
Riferimenti territoriali: _____________
Ulteriori metadati: _____________
9. INTEGRITÀ E IMPRONTA INFORMATICA
Algoritmo utilizzato per il calcolo dell’impronta: _____________
Impronta informatica del documento: _____________
Data di calcolo dell’impronta: _____________
Strumento utilizzato per il calcolo: _____________
Responsabile della verifica: _____________
Esito della verifica di integrità: _____________
Data della verifica: _____________
Eventuali anomalie riscontrate: _____________
Azioni correttive effettuate: _____________
10. ALLEGATI E DOCUMENTI COLLEGATI
Numero progressivo dell’allegato: _____________
Descrizione dell’allegato: _____________
Nome del file allegato: _____________
Formato dell’allegato: _____________
Dimensione dell’allegato: _____________
Impronta informatica dell’allegato: _____________
Documento collegato: _____________
Codice identificativo del documento collegato: _____________
Note relative agli allegati: _____________
11. PROCESSO DI VERSAMENTO IN CONSERVAZIONE
Soggetto che effettua il versamento:
Denominazione o ragione sociale: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Nome del responsabile: _____________
Cognome del responsabile: _____________
Qualifica: _____________
Data di avvio del versamento: _____________
Data di conclusione del versamento: _____________
Numero o identificativo del versamento: _____________
Numero di documenti versati: _____________
Numero di fascicoli versati: _____________
Dimensione complessiva del versamento: _____________
Formato del pacchetto di versamento: _____________
Identificativo del pacchetto di versamento: _____________
Esito dei controlli preliminari: _____________
Esito dell’accettazione del versamento: _____________
Eventuali rifiuti o scarti: _____________
Motivo del rifiuto o dello scarto: _____________
Data di comunicazione dell’esito: _____________
12. DATI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Denominazione del soggetto conservatore: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Sede legale:
Indirizzo: _____________
Numero civico: _____________
CAP: _____________
Comune: _____________
Provincia: _____________
Stato: _____________
Responsabile della conservazione:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Recapito telefonico: _____________
Indirizzo di posta elettronica: _____________
Indirizzo di posta elettronica certificata: _____________
Codice o identificativo del sistema di conservazione: _____________
Manuale di conservazione di riferimento: _____________
Versione del manuale di conservazione: _____________
Data del manuale di conservazione: _____________
Struttura organizzativa responsabile: _____________
Localizzazione del sistema di conservazione: _____________
Periodo di conservazione previsto: _____________
Data di decorrenza del periodo di conservazione: _____________
Data prevista per il termine della conservazione: _____________
13. PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE
Identificativo del pacchetto di archiviazione: _____________
Data di formazione del pacchetto di archiviazione: _____________
Formato del pacchetto di archiviazione: _____________
Dimensione del pacchetto di archiviazione: _____________
Numero di documenti contenuti: _____________
Numero di fascicoli contenuti: _____________
Impronta informatica del pacchetto: _____________
Algoritmo utilizzato: _____________
Firma o sigillo del pacchetto: _____________
Marca temporale del pacchetto: _____________
Data di presa in carico del pacchetto: _____________
Ubicazione del pacchetto: _____________
14. CONTROLLI PERIODICI
Data del controllo: _____________
Soggetto incaricato del controllo:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Oggetto del controllo: _____________
Verifica dell’integrità: _____________
Verifica della leggibilità: _____________
Verifica della validità delle firme: _____________
Verifica della validità delle marche temporali: _____________
Verifica dei metadati: _____________
Verifica della reperibilità: _____________
Esito del controllo: _____________
Anomalie riscontrate: _____________
Interventi effettuati: _____________
Data di chiusura dell’intervento: _____________
Firma del responsabile del controllo: _____________
15. MIGRAZIONE, CONVERSIONE O AGGIORNAMENTO
Data dell’intervento: _____________
Tipo di intervento: _____________
Motivazione dell’intervento: _____________
Formato originario: _____________
Formato di destinazione: _____________
Strumento o procedura utilizzata: _____________
Responsabile dell’intervento:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Verifica di conformità effettuata: _____________
Esito della verifica: _____________
Conservazione della versione originaria: _____________
Nuova impronta informatica: _____________
Nuovo identificativo: _____________
Note sull’intervento: _____________
16. ESIBIZIONE, CONSULTAZIONE E RIPRISTINO
Data della richiesta: _____________
Richiedente:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Denominazione o ragione sociale: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Qualifica o ruolo: _____________
Indirizzo: _____________
Recapito telefonico: _____________
Indirizzo di posta elettronica: _____________
Motivo della richiesta: _____________
Modalità di esibizione: _____________
Data dell’esibizione: _____________
Formato utilizzato per l’esibizione: _____________
Responsabile dell’esibizione:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Esito della richiesta: _____________
Data di restituzione o chiusura della richiesta: _____________
Note: _____________
17. SCARTO, CANCELLAZIONE O TERMINE DELLA CONSERVAZIONE
Motivo dello scarto o della cancellazione: _____________
Riferimento normativo o autorizzativo: _____________
Data di scadenza del periodo di conservazione: _____________
Data prevista per lo scarto: _____________
Autorizzazione allo scarto:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Numero e data dell’autorizzazione: _____________
Modalità di cancellazione o distruzione: _____________
Data di esecuzione: _____________
Soggetto incaricato:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Esito dell’operazione: _____________
Verbale o documento di riferimento: _____________
Identificativo del verbale o documento: _____________
Data del verbale o documento: _____________
18. EVENTI, ANOMALIE E INCIDENTI
Data dell’evento: _____________
Descrizione dell’evento: _____________
Tipologia dell’evento: _____________
Documenti interessati: _____________
Impatto sulla conservazione: _____________
Misure adottate: _____________
Responsabile della gestione dell’evento:
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Data di risoluzione: _____________
Esito della gestione: _____________
Documentazione prodotta: _____________
19. DICHIARAZIONI
Il soggetto responsabile dichiara che le informazioni riportate nella presente scheda corrispondono alle caratteristiche e agli eventi relativi al documento oggetto di conservazione.
Il documento è stato acquisito, verificato e conservato secondo le procedure applicabili e nel rispetto dei requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Eventuali ulteriori dichiarazioni: _____________
20. FIRME
Luogo: _____________
Data: _____________
Il compilatore
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Il responsabile della conservazione
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Il responsabile del procedimento o dell’unità organizzativa
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Il soggetto produttore o delegante
Nome: _____________
Cognome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
21. NOTE FINALI
Note: _____________
Riferimenti a verbali, registri o documenti integrativi: _____________
Numero di pagine complessive della scheda: _____________
Data di chiusura della scheda: _____________
Firma di chiusura: _____________