La scheda di catalogazione di un libro raccoglie in modo ordinato le informazioni necessarie per identificarlo e descriverlo: autore, titolo, editore, anno e luogo di pubblicazione, numero di pagine, ISBN, collana, soggetti e collocazione. Viene utilizzata nelle biblioteche, negli archivi, nelle librerie, nelle scuole e nelle collezioni private per registrare i volumi e renderne più semplice la ricerca e la gestione.
La compilazione deve basarsi sui dati riportati nel libro, verificando con attenzione frontespizio, colophon e copertina. Informazioni incomplete, trascritte in modo errato o inserite in campi non appropriati possono rendere difficile individuare il volume, creare duplicati o confonderlo con altre edizioni. Una scheda chiara e uniforme facilita quindi l’ordinamento del catalogo e consente di recuperare rapidamente ogni pubblicazione.
Come scrivere scheda catalogazione libri
Una scheda di catalogazione libri deve identificare il volume in modo univoco e consentire di ritrovarlo, distinguerlo da altre edizioni e descriverne il contenuto e le caratteristiche fisiche. La compilazione deve basarsi anzitutto sul libro effettivamente esaminato, non soltanto sulle informazioni riportate nel catalogo dell’editore, su una banca dati o sulla copertina. Quando vi sono differenze, le informazioni della pagina del titolo, del verso della pagina del titolo e delle pagine preliminari hanno normalmente maggiore valore descrittivo rispetto a quelle presenti sulla copertina o sul dorso.
La scheda può essere organizzata partendo dai dati bibliografici principali, proseguendo con le informazioni editoriali e fisiche, quindi con le note, i dati gestionali e l’eventuale collocazione. È importante mantenere sempre la stessa sequenza per tutti i libri della raccolta, così da rendere le schede confrontabili e ridurre il rischio di omissioni. Se la scheda è destinata a un catalogo informatico, i dati devono essere inseriti nei campi previsti dal programma, senza accorpare in un’unica frase informazioni che dovrebbero rimanere separate.
Il primo dato da riportare è l’autore o, più correttamente, la responsabilità intellettuale dell’opera. Il nome va trascritto in una forma coerente e riconoscibile, indicando il cognome e il nome secondo il criterio adottato dal catalogo. Per esempio, si può utilizzare la forma “Manzoni, Alessandro” oppure “Alessandro Manzoni”, ma non è opportuno alternare i due criteri all’interno della stessa raccolta. Se il libro ha più autori, occorre indicare quelli effettivamente riportati nella pubblicazione e stabilire quali siano registrati come principali e quali come collaboratori. Curatori, traduttori, illustratori, prefatori, revisori, fotografi o enti responsabili non devono essere trattati automaticamente come autori: il loro ruolo va specificato, perché contribuisce a distinguere la natura della loro partecipazione.
Il titolo deve essere trascritto con attenzione, includendo l’eventuale sottotitolo. È preferibile separare chiaramente titolo e sottotitolo, per esempio mediante i campi distinti del gestionale oppure con la punteggiatura prevista dallo standard adottato. Non bisogna completare o correggere liberamente il titolo sulla base del senso dell’opera. Se sulla copertina compare una forma abbreviata, mentre sulla pagina del titolo compare la forma completa, è necessario verificare quale fonte il catalogo considera principale. Anche articoli, numeri, parentesi, abbreviazioni e indicazioni come “volume primo” o “parte seconda” possono essere rilevanti e non dovrebbero essere eliminati senza una regola condivisa.
Per ogni libro devono essere registrati il luogo di pubblicazione, il nome dell’editore o del soggetto che ha pubblicato l’opera e l’anno di pubblicazione. Questi dati devono essere ricavati dalla pubblicazione e riportati senza ambiguità. Se risultano più luoghi o più editori, occorre mantenere la relazione tra ciascun luogo e il relativo editore, evitando di riportare una sequenza che non consenta di capire a quale soggetto si riferisca ogni informazione. L’anno va indicato in forma completa, quando disponibile, e non con formule vaghe come “circa 1980” se il volume contiene un anno preciso. Se l’anno non compare, è meglio lasciare il dato non dichiarato o indicarlo secondo una convenzione catalografica esplicita, invece di dedurlo senza avvertenza.
L’edizione deve essere distinta dalla semplice ristampa. La dicitura “seconda edizione”, “edizione riveduta”, “nuova edizione accresciuta” o “edizione aggiornata” va registrata quando è presente nella pubblicazione, perché può identificare un prodotto bibliografico diverso. Una ristampa non modificata può invece avere un trattamento differente, a seconda dello standard e del tipo di catalogo utilizzato. Se non compare alcuna indicazione di edizione, non bisogna inserire arbitrariamente “prima edizione”: l’assenza di una dicitura non prova necessariamente che si tratti della prima edizione.
Tra i dati identificativi è opportuno riportare l’ISBN, quando presente. Il codice deve essere trascritto senza errori e associato all’edizione corretta, verificando che non appartenga soltanto all’edizione digitale, alla versione economica, al cofanetto o a un volume diverso della stessa opera. Per pubblicazioni più datate possono comparire codici ISBN a dieci cifre, mentre per quelle più recenti sono comuni gli ISBN a tredici cifre. Se il libro non possiede ISBN, il campo può rimanere vuoto o essere valorizzato secondo le regole del sistema in uso; non è corretto inventare un codice o sostituirlo con il numero di inventario.
La descrizione fisica deve consentire di riconoscere il volume anche sotto il profilo materiale. In genere comprende il numero complessivo delle pagine, la presenza di tavole o materiale non numerato, le illustrazioni, le dimensioni e, se necessario, il numero dei volumi. È utile precisare se il testo è in un solo volume oppure fa parte di un’opera in più tomi. Il numero di pagine va verificato sul volume e non stimato sommando soltanto le pagine del testo principale, perché prefazioni, indici, appendici o inserti possono essere numerati separatamente. Le dimensioni, normalmente espresse in centimetri, devono essere misurate con un criterio uniforme, specificando se la raccolta considera l’altezza del volume chiuso o un’altra misura.
Se il libro appartiene a una collana, la scheda dovrebbe riportare il titolo della collana e, quando indica un ordine interno, anche il numero del volume nella serie. La collana non va confusa con il titolo dell’opera: “Biblioteca di classici” può essere la serie editoriale, mentre “I promessi sposi” è il titolo del libro. Anche la presenza di un numero di serie non deve essere interpretata come numero di edizione.
Le note servono a registrare informazioni utili che non trovano posto nei campi principali. Possono riguardare una traduzione, una bibliografia, un indice, un apparato iconografico, una prefazione particolare, la presenza di allegati, una provenienza significativa o difetti materiali rilevanti. Devono essere formulate in modo descrittivo e neutro. È meglio scrivere “testo in italiano; introduzione di …” oppure “allegato un fascicolo di 12 pagine” invece di usare annotazioni generiche come “libro completo” o “buono”. Se un elemento manca, è danneggiato o non è stato verificato, la nota deve dirlo espressamente, distinguendo tra assenza accertata e informazione non disponibile.
Quando la scheda serve anche alla gestione della biblioteca, oltre alla descrizione bibliografica devono essere inseriti il numero di inventario, il codice a barre o altro identificativo interno, la collocazione e l’eventuale stato della copia. Il numero di inventario identifica quella specifica copia posseduta dall’ente e non sostituisce ISBN, titolo o dati editoriali. La collocazione deve essere scritta nello stesso formato usato sugli scaffali, per esempio indicando sezione, classe, numero d’ordine o sigla della raccolta. Se esistono più copie della stessa edizione, ciascuna dovrebbe avere un proprio identificativo e, quando necessario, una propria nota sullo stato di conservazione.
Il contenuto del libro può essere descritto tramite soggetti, parole chiave, classificazione o generi, ma questi elementi devono rispettare il sistema adottato dalla biblioteca. È opportuno non inserire parole chiave troppo generiche, ambigue o basate soltanto sull’impressione personale. Un romanzo ambientato in una determinata città, per esempio, può richiedere soggetti relativi all’ambientazione, al periodo storico o al tema trattato, ma tali attribuzioni devono essere coerenti con le regole del catalogo. Per le opere di narrativa è spesso utile distinguere genere, lingua e forma letteraria; per i testi di saggistica è importante indicare correttamente gli argomenti principali e, se previsto, la classificazione numerica.
Se il libro è stato ricevuto da una persona, da un’associazione o da un ente, i dati di provenienza possono essere riportati in un campo gestionale o in una nota separata. È consigliabile indicare il nome completo del donatore o dell’ente, la data di acquisizione e, se rilevante, la modalità di acquisizione, senza confondere queste informazioni con autore, editore o responsabile dell’opera. Eventuali dati personali non necessari alla catalogazione bibliografica dovrebbero essere limitati e trattati secondo le procedure dell’ente. Se sono presenti importi relativi all’acquisto, vanno distinti dal valore bibliografico del libro e riportati con valuta, data e riferimento alla copia interessata, evitando formule come “costo circa” quando esiste un documento contabile preciso.
La lingua del testo, il pubblico destinatario, il livello di difficoltà o la presenza di supporti allegati possono essere indicati se il catalogo li prevede. Nel caso di audiolibri, libri con CD, DVD, mappe, codici di accesso o materiali digitali, è necessario specificare chiaramente che cosa è effettivamente presente nella copia e se l’allegato è indispensabile per utilizzare l’opera. Non è sufficiente scrivere “con materiale allegato”: è preferibile indicare la tipologia e la quantità, per esempio “1 CD audio” o “codice di accesso incluso”, se tale informazione è verificabile.
Prima di firmare o inviare la scheda occorre confrontare titolo, autore, edizione, editore, anno e ISBN direttamente con il volume. Vanno controllati in particolare gli errori di trascrizione nei nomi propri, le cifre dell’ISBN, il numero di pagine, il numero di volume e il rapporto tra opera, edizione e copia posseduta. È necessario verificare che non siano stati scambiati dati della copertina con quelli della pagina del titolo, che una ristampa non sia stata definita automaticamente prima edizione e che le informazioni relative a un altro tomo o a un’altra copia non siano confluite nella scheda.
La scheda dovrebbe inoltre essere controllata sotto il profilo della coerenza formale: stesso ordine dei campi, stesse abbreviazioni, stessa punteggiatura, date scritte con un formato uniforme e numeri privi di separatori ambigui. Se è prevista una firma, questa dovrebbe essere apposta dal catalogatore o dal responsabile incaricato, indicando eventualmente la data di compilazione e quella di verifica. La firma non sostituisce il controllo dei dati: prima dell’invio è opportuno accertare che tutti i campi obbligatori del sistema siano compilati, che le note non contengano commenti provvisori e che il numero di inventario, la collocazione e l’identificativo della copia corrispondano effettivamente al libro catalogato.
Fac simile scheda catalogazione libri
SCHEDA DI CATALOGAZIONE LIBRI
1. DATI IDENTIFICATIVI
Numero di inventario: ____________________________
Numero di catalogo: ____________________________
Codice a barre: ____________________________
Codice RFID: ____________________________
Data di catalogazione: ____/____/________
Catalogatore: Nome ____________________________ Cognome ____________________________
Ente, biblioteca o istituzione proprietaria: ________________________________________________
Sezione di appartenenza: ________________________________________________
Fondo o collezione: ________________________________________________
Stato della scheda: ____________________________
Data dell’ultimo aggiornamento: ____/____/________
2. DESCRIZIONE BIBLIOGRAFICA
Titolo principale: ________________________________________________________________
Sottotitolo o complemento del titolo: ________________________________________________________________
Titolo parallelo: ________________________________________________________________
Altri titoli: ________________________________________________________________
Titolo originale: ________________________________________________________________
Autore principale: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Qualifica o ruolo dell’autore: ________________________________________________________________
Secondo autore: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Qualifica o ruolo del secondo autore: ________________________________________________________________
Altri autori o collaboratori: ________________________________________________________________
Curatore: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Traduttore: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Illustratore: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Prefatore o introduttore: Cognome ____________________________ Nome ____________________________
Editore: ________________________________________________________________
Luogo di pubblicazione: ________________________________________________________________
Data di pubblicazione: ____________________________
Numero dell’edizione: ____________________________
Indicazione di ristampa: ____________________________
Collana: ________________________________________________________________
Numero nella collana: ____________________________
Serie: ________________________________________________________________
Numero nella serie: ____________________________
ISBN: ____________________________
ISSN: ____________________________
DOI o altro identificativo: ____________________________
Lingua del testo: ________________________________________________________________
Paese di pubblicazione: ________________________________________________________________
3. DESCRIZIONE FISICA
Numero di volumi: ____________________________
Numero complessivo di pagine: ____________________________
Numerazione delle pagine: ________________________________________________________________
Pagine preliminari: ____________________________
Pagine di testo: ____________________________
Formato: ____________________________
Altezza del volume in centimetri: ____________________________
Larghezza del volume in centimetri: ____________________________
Spessore del volume in centimetri: ____________________________
Dimensioni complessive: ____________________________
Materiale di supporto: ________________________________________________________________
Illustrazioni: ________________________________________________________________
Tavole: ________________________________________________________________
Mappe o planimetrie: ________________________________________________________________
Ritratti o fotografie: ________________________________________________________________
Grafici o diagrammi: ________________________________________________________________
Note tipografiche: ________________________________________________________________
Tipo di legatura: ________________________________________________________________
Materiale della copertina: ________________________________________________________________
Colore della copertina: ________________________________________________________________
Presenza di sovraccoperta: ____________________________
Presenza di custodia o contenitore: ____________________________
Allegati: ________________________________________________________________
4. CONTENUTO
Genere o tipologia dell’opera: ________________________________________________________________
Area disciplinare: ________________________________________________________________
Classificazione: ________________________________________________________________
Soggetto principale: ________________________________________________________________
Soggetti secondari: ________________________________________________________________
Parole chiave: ________________________________________________________________
Abstract o sintesi del contenuto:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Indice o articolazione dei contenuti:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Destinatari dell’opera: ________________________________________________________________
Livello di approfondimento: ________________________________________________________________
Periodo storico o geografico trattato: ________________________________________________________________
Note sul contenuto: ________________________________________________________________
5. DATI DELL’EDIZIONE
Edizione utilizzata: ________________________________________________________________
Luogo di stampa: ________________________________________________________________
Stampatore: ________________________________________________________________
Data di stampa: ____________________________
Numero di copie o tiratura: ____________________________
Editore originario: ________________________________________________________________
Edizioni precedenti: ________________________________________________________________
Edizioni successive: ________________________________________________________________
Riferimenti bibliografici dell’edizione: ________________________________________________________________
Differenze rispetto ad altre edizioni: ________________________________________________________________
6. PROVENIENZA E ACQUISIZIONE
Modalità di acquisizione: ________________________________________________________________
Data di acquisizione: ____/____/________
Provenienza: ________________________________________________________________
Donatore o cedente: Nome ____________________________ Cognome ____________________________
Denominazione del donatore o cedente: ________________________________________________________________
Codice fiscale: ____________________________
Partita IVA: ____________________________
Indirizzo: ________________________________________________________________
Numero civico: ____________________________
CAP: ____________________________
Comune: ________________________________________________________________
Provincia: ____________________________
Stato: ________________________________________________________________
Numero del documento di acquisto o cessione: ____________________________
Data del documento di acquisto o cessione: ____/____/________
Importo di acquisto: Euro ____________________________
Valuta: ____________________________
Numero della fattura o ricevuta: ____________________________
Data della fattura o ricevuta: ____/____/________
Costo di catalogazione o trattamento: Euro ____________________________
Valore stimato: Euro ____________________________
Estremi della donazione o della cessione: ________________________________________________________________
Vincoli di provenienza o utilizzo: ________________________________________________________________
7. COLLOCAZIONE
Biblioteca, archivio o sede: ________________________________________________________________
Edificio: ________________________________________________________________
Piano: ____________________________
Sala: ________________________________________________________________
Sezione: ________________________________________________________________
Scaffale: ____________________________
Ripiano: ____________________________
Posizione: ____________________________
Segnatura di collocazione: ________________________________________________________________
Segnatura precedente: ________________________________________________________________
Stato della collocazione: ____________________________
Data della collocazione: ____/____/________
8. STATO DI CONSERVAZIONE
Stato generale: ________________________________________________________________
Stato della copertina: ________________________________________________________________
Stato del dorso: ________________________________________________________________
Stato delle pagine: ________________________________________________________________
Presenza di strappi: ________________________________________________________________
Presenza di macchie: ________________________________________________________________
Presenza di muffe o infestazioni: ________________________________________________________________
Presenza di parti mancanti: ________________________________________________________________
Presenza di annotazioni manoscritte: ________________________________________________________________
Presenza di timbri o ex libris: ________________________________________________________________
Presenza di dediche: ________________________________________________________________
Presenza di abrasioni o sottolineature: ________________________________________________________________
Interventi di restauro precedenti: ________________________________________________________________
Necessità di restauro: ________________________________________________________________
Livello di urgenza dell’intervento: ________________________________________________________________
Condizioni di consultazione: ________________________________________________________________
Note sullo stato di conservazione:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
9. DIRITTI E UTILIZZO
Titolare dei diritti d’autore: ________________________________________________________________
Anno di scadenza dei diritti: ____________________________
Licenza o autorizzazione d’uso: ________________________________________________________________
Limitazioni alla consultazione: ________________________________________________________________
Limitazioni alla riproduzione: ________________________________________________________________
Autorizzazione alla digitalizzazione: ____________________________
Autorizzazione alla pubblicazione: ____________________________
Condizioni di prestito: ________________________________________________________________
Note sui diritti e sulle modalità di utilizzo:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
10. DIGITALIZZAZIONE E RISORSE ELETTRONICHE
Presenza di copia digitale: ____________________________
Formato del file: ____________________________
Dimensione del file: ____________________________
Risoluzione: ____________________________
Nome del file: ________________________________________________________________
Percorso o collegamento alla risorsa digitale: ________________________________________________________________
Identificativo della risorsa digitale: ________________________________________________________________
Data della digitalizzazione: ____/____/________
Operatore della digitalizzazione: ________________________________________________________________
Sistema di conservazione digitale: ________________________________________________________________
Note sulla copia digitale: ________________________________________________________________
11. COLLEGAMENTI E RIFERIMENTI
Record bibliografici collegati: ________________________________________________________________
Opere dello stesso autore: ________________________________________________________________
Altre edizioni della stessa opera: ________________________________________________________________
Opere correlate: ________________________________________________________________
Riferimento a cataloghi esterni: ________________________________________________________________
URL o collegamento esterno: ________________________________________________________________
Bibliografie di riferimento: ________________________________________________________________
Fonti utilizzate per la catalogazione: ________________________________________________________________
12. NOTE
Note generali:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Note dell’esemplare:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Note manoscritte o annotazioni:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Note di possesso o provenienza:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Altre informazioni:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
13. OPERAZIONI DI GESTIONE
Data del controllo inventariale: ____/____/________
Responsabile del controllo: Nome ____________________________ Cognome ____________________________
Esito del controllo: ________________________________________________________________
Data del trasferimento: ____/____/________
Collocazione precedente: ________________________________________________________________
Nuova collocazione: ________________________________________________________________
Data del prestito: ____/____/________
Destinatario del prestito: ________________________________________________________________
Data prevista per la restituzione: ____/____/________
Data effettiva della restituzione: ____/____/________
Stato al rientro: ________________________________________________________________
Data dello scarto o della dismissione: ____/____/________
Motivo dello scarto o della dismissione: ________________________________________________________________
Destinazione del volume: ________________________________________________________________
Autorizzazione o verbale di dismissione: ________________________________________________________________
14. DOCUMENTAZIONE ALLEGATA
Tipo di documento allegato: ________________________________________________________________
Numero di allegati: ____________________________
Riferimento agli allegati: ________________________________________________________________
Data di inserimento degli allegati: ____/____/________
Responsabile dell’inserimento: Nome ____________________________ Cognome ____________________________
15. VALIDAZIONE DELLA SCHEDA
Nome dell’ente o dell’istituzione: ________________________________________________________________
Codice fiscale dell’ente o dell’istituzione: ____________________________
Partita IVA dell’ente o dell’istituzione: ____________________________
Indirizzo: ________________________________________________________________
Numero civico: ____________________________
CAP: ____________________________
Comune: ________________________________________________________________
Provincia: ____________________________
Stato: ________________________________________________________________
Telefono: ____________________________
E-mail: ________________________________________________________________
Posta elettronica certificata: ________________________________________________________________
Responsabile della catalogazione: Nome ____________________________ Cognome ____________________________
Qualifica: ________________________________________________________________
Luogo: ________________________________________________________________
Data: ____/____/________
Firma del catalogatore:
____________________________________________
Firma del responsabile:
____________________________________________
Timbro dell’ente o dell’istituzione:
____________________________________________